Tema 14 Organización y Dirección de la Empresa

Toda empresa tiene un conjunto de objetivos marcados en su calendario que  tratan de ir obteniendo con el paso del tiempo. Y son sus directivos los encargados de guiar y dirigir de manera eficiente a este sistema. Por tanto, es esencial, la función de dirección. Dicha función varía según tipo de empresa o nivel de responsabilidad, pero podría decirse que todo directivo debe hacerse cargo de estas 4 funciones básicas:

• Planificación: trazar los objetivos a alcanzar a corto, medio y largo plazo, y decidir qué acciones hay que realizar para obtener tales objetivos. Podemos, por tanto, definir la planificación como la acción de hacer un polan o proyecto para llegar a un estado deseado. La idea es, como ya dijimos, en marcar unos objetivos y las acciones a realizar para lograrlos. Realizar tal función supone para la empresa una serie de ventajas: reducir la incertidumbre ( puesto que todos saben lo que hay que hacer); reflexionar los objetivos y la estrategia comercial ( pensar tanto a c/p, como a m/P y a l/p); aumentar la eficiencia; utilizar mejor la capacidad directiva; fortalecer la comunicación y facilitar el control. Existen 3 tipos de planificación: estratégica ( engloba los objetivos generales de la empresa, así como las acciones que deberán emprenderse y la asignación de recursos a utilizar para lograr tales objetivos. Suele plantearse a largo plazo) ; táctica ( se encarga de unos objetivos derivados de los generales, por tanto suelen ser planeados a medio plazo como parte especifica del proceso de la consecución de los objetivos generales marcados), operacionales ( son objetivos evaluables a corto plazo, siendo pasos concretos a conseguir casi de forma inmediata). A la hora de planificar debemos marcar una serie de etapas a realizar: evaluar la situación inicial; fijar los objetivos; prever las condiciones futuras; establecer la estrategia a seguir; asignar los recursos, elaborando un presupuesto.
• Organización: tras la planificación, hay que diseñar una estructura empresarial que permita realizar los objetivos marcados. Para ello, hay que marcar las actividades a realizar, agrupar tales actividades por aspectos en común o por secuencia temporal, y dotar a tales actividades de una serie de medios físicos, humanos y monetarios para su consecución. Cuando hablamos de la estructura de la empresa hacemos referencia a cada uno de sus departamentos y acomo ha sido organizada la empresa en su interior. A este aspecto de estructura se llama estructura formal, puesto que también existe una estructura informal que consiste en determinadas organizaciones que surgen de forma espontánea, sin planificación previa. En el caso de la estructura formal, al ser algo, que en teoría perdurará en el tiempo, suele estar representada de manera gráfica todos esos departamentos en los que dividimos la empresa. A tal representación se llama: Organigrama. En él. se muestra la división de funciones, la jerarquía de mando, las relaciones entre los distintos departamentos y servicios y sus causes formales de comunicación. Según como hayamos realizado tal organigrama, éstos pueden ser clasificados según diversos criterios: finalidad ( informativos y de análisis); por su extensión ( generales y específicos), según contenido ( integrales, funcionales oy personales); según su forma ( verticales u horizontales)
• Dirección: en este apartado debemos guiar las acciones anteriormente descritas, debiendo tener para ello una serie de cualidades como liderazgo, ser capaz de motivar, seguridad en si mismo, etc
• Control: consiste en evaluar lo realizado y medir en qué medida hemos conseguido lo planeado, para en caso insatisfactorio seamos capaces de revertir la situación.

Tema 14 Organización y Dirección

Preguntas teóricas Bloque III: “Organización y Dirección de la Empresa”

1. Enumera y explica brevemente las distintas funciones directivas:

                - Las distintas funciones directivas son:

                1. PLANIFICACIÓN: determinar por anticipado qué quiere conseguir en el futuro, cómo lo va a lograr y cuáles son los recursos que se van a utilizar.

                2. ORGANIZACIÓN: definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas, con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficiente.

                 3. DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS: una vez diseñada la organización, se integra a las personas que van a trabajar en ella y orientar su comportamiento hacia el logro de los objetivos.

                               • Selecciona, forma y asigna las personas a los distintos puestos.

                               • Diseña sistemas de recompensa e incentivos para motivar a las personas.

                4. CONTROL: Verificar día a día que la empresa se mantiene en la dirección prevista, y para que, en caso contrario, se adopten las medidas correctivas. Compara los resultados previstos, con los reales para identificar y corregir las desviaciones.

2. Decir en qué consiste la función directiva de planificación:

                - La planificación precede al resto de las funciones directivas y proyecta el futuro deseado para la empresa (fines) y los recursos necesarios para que se haga efectivo (medios).

3.  Definir brevemente la función directiva de control: concepto y tipos:

                - La función de control, permite regular o ajustar la actividad empresarial a lo previamente planificado, comprobando que la empresa responde a los objetivos fijados. Los distintos tipos son:

                               · La auditoría. Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad –análisis análisis de los estados financieros - como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla.

                               · El control del presupuesto. Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación –referida a los costes de las operaciones y los ingresos de las ventas- se cumpla.

                               · La estadística. Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos. Por ejemplo, las previsiones de ventas hechas con datos históricos de años anteriores o de otras empresas del sector.

4.  Explica en qué consisten las funciones directivas de planificación y control:

                - La planificación precede al resto de las funciones directivas y proyecta el futuro deseado para la empresa (fines) y los recursos necesarios para que se haga efectivo (medios).

                -  La función de control, permite regular o ajustar la actividad empresarial a lo previamente planificado, comprobando que la empresa responde a los objetivos fijados. Los distintos tipos son:

5.  Defina y explique qué es un organigrama. Proponga un ejemplo:

                - Un organigrama es una representación gráfica que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones entre ellas, permitiendo conocer las relaciones y dependencias jerárquicas entre departamentos y grupos de actividades de la empresa.

6. Decir brevemente en qué consiste la centralización y descentralización de la autoridad:

                - Decimos que una organización es centralizada cuando prácticamente no existe delegación de autoridad para tomar decisiones.

                - Una organización es descentralizada cuando la delegación de decisiones, tanto en cantidad como en calidad, es amplia. Para llevar a cabo la descentralización es preciso decidir qué tipo de autoridad hay que delegar a cada subordinado.

7. Describa a qué se refiere la centralización de la autoridad y explique su efecto en la estructura organizativa de la empresa:

                - La centralización, como un aspecto de la administración, es la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones. En la estructura organizacional, los administradores que mantienen un elevado grado de autoridad al más alto nivel o cerca del mismo. Existen varios efectos:

                               a. Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa.

                               b. Quienes toman decisiones están situados en altas posiciones, están generalmente mejor entrenados, que quienes están en los niveles más bajos de la jerarquía organizacional.

                               c. Las decisiones son tomadas consistentes con los objetivos empresariales globales.

                               d. Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce tos costos operacionales de la descentralización.

                               e. En funciones como compras, o ventas, logran una mayor especialización y aumento de habilidades.

8. ¿En qué consiste la departamentalización en la empresa? Enumerar los criterios más utilizados para llevarla a cabo:

                - La departamentalización es la actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos con el fin de coordinar sus relaciones.

                - Los criterios más utilizados son el funcional, por producto, por cliente, por regiones geográficas y por formas de comercialización.

9. Recientemente se podía leer en un artículo de prensa: “En las oficinas de Google hay zonas de descanso y recreo. Los empleados no tienen un horario fijo, sino objetivos asignados”. ¿A qué factores de motivación alude? Explíquelos indicando dos ejemplos más de este tipo de factores de motivación:

               

                - Los factores de motivación a los que alude la noticia son las condiciones físicas, ambientales, materias primas, las instalaciones y el ambiente general de una organización que influyen grandemente en la actitud y energía de los empleados de la empresa.

10. Describa brevemente las funciones directivas de planificación y control:

                - Las funciones directivas de planificación son:

                                · Diagnóstico de la situación, a través de la matriz DAFO, se analiza la situación interna y externa de la empresa.

ƒ                             · Fijación de la visión (la imagen del futuro que se quiere para la empresa) y la misión (plasmación de los valores que se quiere que la empresa represente y proyecte en la sociedad); posteriormente visión y misión se concretan con objetivos y metas (responsabilidad social, eficiencia, innovación, etc.).

ƒ                             ·  Elección de la estrategia competitiva (cómo va a competir con otras empresas: liderazgo en costes, innovación, diferenciación de productos, etc.)

                - Las funciones directivas de control son:

                               · Establecimiento de estándares: se fijan unidades de producto, costes, ingresos, salarios, a modo de metas evaluables cuantitativamente.

ƒ                             · Se miden los resultados reales (p.e., a través de los análisis contables), y se comparan con los estándares.

ƒ                             ·  Se analizan las causas de las diferencias entre unos y otros (dificultades organizativas, falta de personal o recursos, hechos fortuitos no imputables a la organización, etc.)

ƒ                             · Corrección de las desviaciones (revisión de planes, incremento de recursos,…)